Surfer sur les outils collaboratifs : comment prendre la bonne vague ?

surf oiseau

 

Article publié dans la Newsletter, septembre 2015

 

Les équipes travaillent de plus en plus à distance et les besoins d’échanges s’amplifient. Dans l’océan des outils de collaboration numériques, les entreprises se noient ou peinent à optimiser leur utilisation.

Quelle vague prendre ? Comment sélectionner les outils numériques adaptés à chaque organisation, à chaque projet ?


Aujourd’hui, 3 principaux outils digitaux sont utilisés

L’outil n°1 de communication reste l’email avec les conséquences connues : boîtes de réception engorgées donc impossibles à classer, difficultés pour tracer les discussions et consolider la connaissance. Les conversations se perdent dans un flot d’archives inutilisables.

L’outil n° 2 est le répertoire commun avec un nom aussi peu évocateur que « p:/» ou « q:/ »… : le classement des donnés, la gestion des droits d’accès n’en sont pas facilités. Résultats : les données stockées sur le disque « c:/ » demeurent inaccessibles à l’équipe et au manager.

L’outil n° 3, l’agenda partagé s’est répandu progressivement, et avec lui nombre de dérives : il n’est pas renseigné par tous les collaborateurs, et pas toujours synchronisé avec les outils mobiles. Il arrive qu’un individu se retrouve surbooké sur un même créneau horaire !

 

Le changement est en marche ...

Les outils collaboratifs, jusque-là complexes à installer pour les entreprises de taille petite ou moyenne sont désormais à la portée de tous avec un minimum d’investissements. Inutile de créer son outil propre ou de choisir Microsoft Sharepoint, les solutions disponibles en ligne, compatibles avec tous les systèmes d’exploitation et installés sur le Cloud, répondent aux besoins du plus grand nombre. Certaines peuvent être installées derrière les pare-feu des entreprises.

 

Comment procéder ?

Constituez une petite équipe projet avec un échantillon type d’utilisateurs et de compétences. Et créez du lien ! Avant de communiquer via des outils, commencez par l’humain.

Attention ! Au-delà de l’angle technique, ce type d’action est un réel projet de changement pour lequel la mobilisation de tous les acteurs est essentielle. C’est elle qui va conditionner l’adoption des nouveaux outils et leur utilisation future.

Voici 5 conseils pour traiter un projet d’amélioration de la communication « digitale » des équipes :

1. Décrivez les objectifs du projet et ses bénéfices attendus. Puis validez-le avec un « Commanditaire » ou un manager de haut niveau dans l’entreprise. Important : définissez les indicateurs du succès du projet : in fine, comment mesurer sa réussite?

2. Questionnez les membres de(s) l’équipe(s)  sur leurs besoins. Faites la liste des fonctionnalités recherchées et des contraintes (équipement, culture, géographie…). Travaillez en étroite liaison avec les informaticiens pionniers en la matière.

Exemple de questions :

  • Quels types d’interactions ? Pour quoi faire ? Nombre et type de contributeurs ?
  • Partage des informations en temps réel ? En temps différé ?
  • Type d’échanges : données, vidéo, son, images, taille des données
  • Fréquence des échanges
  • Confidentialité des données
  • Equipement : systèmes d’exploitation utilisés
  • Langue utilisée
  • Réseaux disponibles (ou non disponibles), quel fonctionnement hors ligne ?

3. Choisissez les outils que vous allez utiliser par ordre de priorité. Etudiez le degré de couverture des fonctionnalités ainsi que les risques associés.

4. Pour commencer expérimentez quelques outils simples avec des licences gratuites ou en version d’essai.  Après avoir fixé les règles de fonctionnement, faites ce test à petite échelle avec une équipe de volontaires.

 5. A l’issue d’une 1ère période d’utilisation, mesurez les résultats. Décidez ensemble de la suite : extension (ou non), ajout d’outils, changement de logiciels.

 

Quels outils pour une meilleure collaboration ?

Dans son ouvrage, Get Started using social media on your projects, Elizabeth Harrin, suggère de commencer par un wiki, un blog et/ou un micro-blog.

Le wiki

Tout le monde connaît Wikipedia. Un wiki d’entreprise fonctionne de façon identique pour mettre en commun des procédures, des définitions, créer un esprit de coopération et s’enrichir de la contribution de chacun. Les outils de recherche sont performants.

Exemples : DocuWiki, MediaWiki,…


Le blog interne

Facile à mettre en place via un service informatique, le blog interne permet de créer différents espaces. En mode projet, il peut contenir un tableau de bord hebdomadaire, des documents de référence, des discussions entre équipiers, des documents en co-écriture. Il offre la possibilité de gérer des droits d’accès et une visibilité dans toute ou partie de l’entreprise.

Exemples : Blogs à créer dans Sharepoint, Wordpress, Jira, Google sites, Zoho sites,... Evernote peut aussi être utilisé en ce sens.


Le microblog

Le microblog est idéal pour adresser des messages courts à ses collègues. Il est très simple à mettre en place.

Exemples : Yammer de Microsoft, Slack,  ou encore Twitter.


Il ne s’agit que de quelques pistes, la galaxie des outils disponibles est plus vaste :

 

outilscollaboratifsvuedensemble

 


Mes expériences et analyses

Voici à ce jour, sous forme de Mind Map, un extrait des outils collaboratifs que j’expérimente avec mes clients et partenaires :

Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

5outilsenpratique


Téléchargez la version pdf ici


EN CONCLUSION,

 
Vouloir plonger dans l’océan des outils collaboratifs sans faire un inventaire à la Prévert est ambitieux !
Retenez ceci : l’outil ne suffit pas à créer la collaboration. Il faut alterner rencontres virtuelles et réelles pour créer puis encourager la participation et l’engagement de tous. Un travail quotidien à partager sans modération. A chacun d’entretenir, de catalyser l’intelligence collective avec les outils qui permettront aux informations de circuler avec fluidité.

Osez ! Prenez la vague ! Identifiez les risques, oui, mais songez aux bénéfices !


Sophie Le Stum


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Articles déjà parus sur les outils :
http://www.capequipe.com/cms/efficacite-personnelle/selection-d-outils-logiciels/selection-2013
http://www.capequipe.com/cms/efficacite-personnelle/selection-d-outils-logiciels/selection-2012

 

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