Objectifs : Fourmi ou Stratège ?

En ce début d'année, accordez-vous un point d’étape pour fixer vos objectifs.

Comment réussir en 6 étapes ?

1. LA PRÉPARATION

Choisir un lieu et une heure propice pour réfléchir sans être dérangé.
S’installer dans un endroit inspirant, couper le téléphone et se bloquer 1h (2 créneaux horaires avec un intervalle d’une semaine sont idéaux).
Rassembler des feuilles de plusieurs tailles ou un carnet de belle facture, une tablette ou ordinateur (en mode déconnectés), des crayons de plusieurs couleurs, les documents déjà rédigés sur le plan d’action prévu : objectifs annuels personnels et de l’organisation/entité/service, agenda, et une boisson préférée...

2. LA VUE D’ENSEMBLE

Vos objectifs doivent couvrir chacun de vos domaines de responsabilités, ou chacun de vos « rôles ». Un rôle est un domaine de contribution. Exemples : rôle de responsable d’entité, rôle de parent, de membre d’association, épou(x-se), organisateur de loisirs,… sans oublier responsable de votre santé/bien-être + un rôle de responsable de « mon développement ».

Se limiter si possible à 6 ou 7 rôles principaux. Avez-vous une vue globale de tous vos objectifs ?

Deux solutions :
- Cas idéal : vous avez déjà en votre possession des objectifs structurés, professionnels et personnels. Dans ce cas vous pouvez passer au point N°6 puis revenir au point N°4.
- Les objectifs ne couvrent qu’en partie les responsabilités à assumer : Il s’agit d’abord de les compléter voire de les écrire.

3. L’ÉCRITURE - PREMIÈRE FORMALISATION DES OBJECTIFS TRIMESTRIELS ET ANNUELS

Afin d’avoir une vue complète de vos objectifs, voici une méthode pour les découper et les rédiger. Limitez-vous à 1 ou 2 objectifs par rôle. Pour chacun des rôles que vous tenez dans la société, vous pouvez utiliser la phrase suivante :

En tant que (précisez votre rôle), je souhaite (…..), et cela aura tel … (nommer limpact ou aboutissement).

Exemple : En tant que « responsable d’équipe », je souhaite que mon équipe « apprenne à mieux se connaître », et cela aura l’impact de « rendre nos réunions plus vivantes et amusantes ».

Si vous êtes familier avec le Mind Mapping, voici une carte qui peut permettre de démarrer votre réflexion, en gardant une vue complète de vos domaines de responsabilités.

Vous pouvez la télécharger en format XMind ici(Pour charger le logiciel : http://www.xmind.net)

A noter que cette carte possède un très grand nombre de branches (selon les principes mêmes du Mind Mapping 6 ou 7 branches sont le maximum), mais elle correspond à celle que j’utilise afin d’avoir une vue 360° de tous mes objectifs. La simplifier suivant vos besoins.
Pour les adeptes du dessin, vous pouvez utiliser des méthodes très créatives. Voici par exemple un tableau d’inspiration de créations rassemblées pour vous sur le réseau Pinterest (inscription gratuite) :

4. L’ÉCRITURE – LA VÉRIFICATION DES OBJECTIFS

Prendre un temps pour relire et revoir votre feuille d’objectifs.
Ces objectifs vont-ils générer un aboutissement réellement positif ? Pour le déterminer, se projeter au moment où vous les aurez atteints. Décrire précisément la situation visée.  Comment vous sentirez-vous ? Que constaterez-vous ?

Un bon objectif doit être porteur, enthousiasmant et raisonnablement ambitieux.

Une suggestion du Dr Patrick M. Georges (auteur de Gagner en efficacité, Eyrolles) est de vérifier que chaque trimestre que vous avez bien intégré un projet « VERT » à savoir un projet différent, qui vous fait prendre un certain risque et qui ne fait pas à proprement parler partie de vos responsabilités premières.
Attention toutefois à l’excès d’ambition qui peut parfois nuire à la tenue de vos objectifs, voire causer un stress trop important.

Posez-vous ces questions pour chacun de vos objectifs :
- Cet objectif est-il dans mon domaine de responsabilité ? de pouvoir ? de moyens ?
- Est-il partagé avec d’autres personnes ?
- Que vous faudra-t-il pour l’atteindre ?
- Combien de temps faudra-t-il pour le réaliser ? Est-il planifié ?
- Quelle aide/support éventuel devrez-vous solliciter ?
- Quels indicateurs de réussite pouvez-vous fixer ?

Plus globalement :
- Mes objectifs sont-ils cohérents entre eux ? Sont-ils équilibrés dans mes différents rôles ?

5. L’AFFICHAGE

Pour pouvoir vous appuyer constamment sur vos objectifs, une bonne pratique est de les avoir sous les yeux lorsque vous priorisez votre plan de travail hebdomadaire ou de quinzaine. Préparer une feuille récapitulative, un schéma d’ensemble (type « roadmap ») ou une MindMap et l’afficher ou l’ajouter dans votre agenda ou tout en haut de votre répertoire de fichiers, bien visible.

Il est prouvé que pour les objectifs professionnels, un tableau de bord rendu public ou communiqué à des personnes de confiance peut, pour certains objectifs, être un vrai facteur de réussite en créant un défi positif, augmentant vos chances de les atteindre.

Astuce : Avec la Mind Map, il est facile de réutiliser la structure de 1er niveau pour organiser votre travail mensuel par exemple…

6. LA MESURE

Rendez-vous dans 3 mois pour mesurer :
- Les progrès accomplis ? Quelles sont les réussites et points saillants des 3 mois passés ?
- Les points à améliorer
- Revoyez, corrigez, réactualisez votre liste d’objectifs….

Pour conclure rappelons-nous avec l’écrivain et penseur Henry David Thoreau qu’ « Il ne suffit pas de s'occuper ; les fourmis en font autant. La question est de savoir : à quoi occupons-nous notre temps ? "

Sophie Le Stum, CapEquipe

Cet article a été initialement publié sur le blog News&Actions : Lien ici

Alerte : une équipe, vite !

Cet article est publié sur le blog en co-écriture : lien ici

Papier, crayon ... euréka !

Vous avez une problématique plus ou moins complexe et vous manquez de temps ? Vous avez besoin d’une vision plus claire des paramètres à explorer ?
Vous avez un outil magique au bout des doigts et vous l’ignorez …


Tentez l’aventure Mind Map, une technique de cartographie des idées très puissante.
Une feuille de papier et des crayons, à vous de jouer !


Comment ?


1. Munissez-vous d’une feuille de papier blanche et de quelques crayons ou feutres de couleur.
2. Positionnez la feuille en format paysage.
3. Ecrivez soigneusement au centre le sujet de votre réflexion.


Ex : « Que pourrais-je faire pour… »


Le type de question est important car il ne s’agit pas d’analyser de façon binaire le pour ou le contre des options possibles mais d’élargir le champ de votre réflexion.
Imaginons que vous êtes en charge de recrutement. Posons le sujet suivant : Comment pourrais-je faire pour «  Améliorer le processus de recrutement ».
Nous allons créer autour de ce sujet un centre un peu vaporeux à la façon d’un nuage.

 1ameliorerprocessusrecrutement

 

4. Plusieurs méthodes sont ensuite possibles

 

4.1 Méthode de lâcher prise

Dessinez une sorte de soleil autour du centre en créant des branches courtes.
Notez une idée (1 seul mot) par rayon (ou branche) en laissant de l’espace entre les branches. Créez des sous-branches pour développer vos idées en gardant la règle d’un seul mot par sous-branche. Laissez venir l’afflux naturel des idées, sans chercher de méthode particulière.

2recrutement

 

Ajoutez si vous le souhaitez des pictos, des couleurs car ces éléments visuels nous aident à saisir des émotions.
Pratiquez ensuite l’incubation. Laissez reposer votre carte 24h ou 48h et reprenez-là soit à partir d’une nouvelle page blanche sans regarder la 1ère, soit en la complétant. Vous pouvez aussi vous y pencher à plusieurs, ce qui permettra de compléter largement le spectre.

Avec cette méthode nous exploitons pleinement nos facultés mentales en alternant moments de détente et moments de réflexion intense.

 

4.2. Créer une carte déjà structurée

Utilisez un mode de questionnement qui peut s’adapter à tous les sujets comme le QQOQCCPP

Exemple :

 

2recrutementqqoqccpp


Vous pouvez également utiliser la technique dite des 6 Chapeaux d’E. de Bono, (cf. ouvrage 6 chapeaux pour penser).

 

3recrutement6chapeaux

 

Il s’agit dans ces processus d’assimiler l’ensemble des informations disponibles concernant notre problématique et des points à améliorer. Nous laissons aussi du temps à notre cerveau pour créer des associations entre les idées et du temps pour en produire de nouvelles.

Une astuce : laissez des branches vides, car elles permettent à nos esprits de continuer à réfléchir.

 

4.3 Ces méthodes vous semblent  trop classiques, testez l’inversion !

Cette technique appelée la défectuologie ou l’opposé du contraire est très puissante.

Exemple avec la question : Comment faire pour rater complètement nos recrutements ? Comment faire pour que nos recrutements soient catastrophiques ?

Au départ notez toutes vos idées, même les plus farfelues.

4recrutementrater


Puis créez des thématiques en majuscules.


Regroupez les idées par thèmes et remettez ces mêmes idées en positif. Ajoutez ensuite de la couleur…

 5recrutementreussir

 

Quelle que soit la technique que vous emploierez, seul ou à plusieurs, vous constaterez que le processus de coucher vos pensées sur papier sans clavier vous apportera de lui-même la solution. Le cerveau a besoin de VOIR l’ensemble des données et de passer par l’émotion pour éclairer la  réflexion et aider la prise de décision (voir sur ce sujet l’article de Catherine Allain - lien ici.

En conclusion, rappelons-nous avec Publius Syrius que «  Le temps de la réflexion est une économie de temps ».


Alors, usez et abusez de feuilles de papier et de crayons, vous gagnerez du temps !!


Sophie Le Stum

 

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6 conseils pour travailler 1 ou 2 jours par semaine en Home Office

Vous devez gagner en efficacité et optimiser votre temps professionnel et personnel. Moins d'interruptions, moins de temps de transport, sautez le pas et testez le travail à distance !

Voici 6 conseils pour réussir :

6 conseils pour travailler en home office

 

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Surfer sur les outils collaboratifs : comment prendre la bonne vague ?

surf oiseau

 

Article publié dans la Newsletter, septembre 2015

 

Les équipes travaillent de plus en plus à distance et les besoins d’échanges s’amplifient. Dans l’océan des outils de collaboration numériques, les entreprises se noient ou peinent à optimiser leur utilisation.

Quelle vague prendre ? Comment sélectionner les outils numériques adaptés à chaque organisation, à chaque projet ?


Aujourd’hui, 3 principaux outils digitaux sont utilisés

L’outil n°1 de communication reste l’email avec les conséquences connues : boîtes de réception engorgées donc impossibles à classer, difficultés pour tracer les discussions et consolider la connaissance. Les conversations se perdent dans un flot d’archives inutilisables.

L’outil n° 2 est le répertoire commun avec un nom aussi peu évocateur que « p:/» ou « q:/ »… : le classement des donnés, la gestion des droits d’accès n’en sont pas facilités. Résultats : les données stockées sur le disque « c:/ » demeurent inaccessibles à l’équipe et au manager.

L’outil n° 3, l’agenda partagé s’est répandu progressivement, et avec lui nombre de dérives : il n’est pas renseigné par tous les collaborateurs, et pas toujours synchronisé avec les outils mobiles. Il arrive qu’un individu se retrouve surbooké sur un même créneau horaire !

 

Le changement est en marche ...

Les outils collaboratifs, jusque-là complexes à installer pour les entreprises de taille petite ou moyenne sont désormais à la portée de tous avec un minimum d’investissements. Inutile de créer son outil propre ou de choisir Microsoft Sharepoint, les solutions disponibles en ligne, compatibles avec tous les systèmes d’exploitation et installés sur le Cloud, répondent aux besoins du plus grand nombre. Certaines peuvent être installées derrière les pare-feu des entreprises.

 

Comment procéder ?

Constituez une petite équipe projet avec un échantillon type d’utilisateurs et de compétences. Et créez du lien ! Avant de communiquer via des outils, commencez par l’humain.

Attention ! Au-delà de l’angle technique, ce type d’action est un réel projet de changement pour lequel la mobilisation de tous les acteurs est essentielle. C’est elle qui va conditionner l’adoption des nouveaux outils et leur utilisation future.

Voici 5 conseils pour traiter un projet d’amélioration de la communication « digitale » des équipes :

1. Décrivez les objectifs du projet et ses bénéfices attendus. Puis validez-le avec un « Commanditaire » ou un manager de haut niveau dans l’entreprise. Important : définissez les indicateurs du succès du projet : in fine, comment mesurer sa réussite?

2. Questionnez les membres de(s) l’équipe(s)  sur leurs besoins. Faites la liste des fonctionnalités recherchées et des contraintes (équipement, culture, géographie…). Travaillez en étroite liaison avec les informaticiens pionniers en la matière.

Exemple de questions :

  • Quels types d’interactions ? Pour quoi faire ? Nombre et type de contributeurs ?
  • Partage des informations en temps réel ? En temps différé ?
  • Type d’échanges : données, vidéo, son, images, taille des données
  • Fréquence des échanges
  • Confidentialité des données
  • Equipement : systèmes d’exploitation utilisés
  • Langue utilisée
  • Réseaux disponibles (ou non disponibles), quel fonctionnement hors ligne ?

3. Choisissez les outils que vous allez utiliser par ordre de priorité. Etudiez le degré de couverture des fonctionnalités ainsi que les risques associés.

4. Pour commencer expérimentez quelques outils simples avec des licences gratuites ou en version d’essai.  Après avoir fixé les règles de fonctionnement, faites ce test à petite échelle avec une équipe de volontaires.

 5. A l’issue d’une 1ère période d’utilisation, mesurez les résultats. Décidez ensemble de la suite : extension (ou non), ajout d’outils, changement de logiciels.

 

Quels outils pour une meilleure collaboration ?

Dans son ouvrage, Get Started using social media on your projects, Elizabeth Harrin, suggère de commencer par un wiki, un blog et/ou un micro-blog.

Le wiki

Tout le monde connaît Wikipedia. Un wiki d’entreprise fonctionne de façon identique pour mettre en commun des procédures, des définitions, créer un esprit de coopération et s’enrichir de la contribution de chacun. Les outils de recherche sont performants.

Exemples : DocuWiki, MediaWiki,…


Le blog interne

Facile à mettre en place via un service informatique, le blog interne permet de créer différents espaces. En mode projet, il peut contenir un tableau de bord hebdomadaire, des documents de référence, des discussions entre équipiers, des documents en co-écriture. Il offre la possibilité de gérer des droits d’accès et une visibilité dans toute ou partie de l’entreprise.

Exemples : Blogs à créer dans Sharepoint, Wordpress, Jira, Google sites, Zoho sites,... Evernote peut aussi être utilisé en ce sens.


Le microblog

Le microblog est idéal pour adresser des messages courts à ses collègues. Il est très simple à mettre en place.

Exemples : Yammer de Microsoft, Slack,  ou encore Twitter.


Il ne s’agit que de quelques pistes, la galaxie des outils disponibles est plus vaste :

 

outilscollaboratifsvuedensemble

 


Mes expériences et analyses

Voici à ce jour, sous forme de Mind Map, un extrait des outils collaboratifs que j’expérimente avec mes clients et partenaires :

Cliquez sur l’image pour l’agrandir.

5outilsenpratique


Téléchargez la version pdf ici


EN CONCLUSION,

 
Vouloir plonger dans l’océan des outils collaboratifs sans faire un inventaire à la Prévert est ambitieux !
Retenez ceci : l’outil ne suffit pas à créer la collaboration. Il faut alterner rencontres virtuelles et réelles pour créer puis encourager la participation et l’engagement de tous. Un travail quotidien à partager sans modération. A chacun d’entretenir, de catalyser l’intelligence collective avec les outils qui permettront aux informations de circuler avec fluidité.

Osez ! Prenez la vague ! Identifiez les risques, oui, mais songez aux bénéfices !


Sophie Le Stum


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Articles déjà parus sur les outils :
http://www.capequipe.com/cms/efficacite-personnelle/selection-d-outils-logiciels/selection-2013
http://www.capequipe.com/cms/efficacite-personnelle/selection-d-outils-logiciels/selection-2012

 

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Catherine Allain

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Le manager, acteur majeur de la communication interne

Une communication interne efficiente et pérenne reste souvent difficile à mettre en œuvre. Aujourd’hui, au-delà des outils traditionnels (intranet, blog, journal interne, newsletter, affichage etc…), le RSE (Réseau social d’entreprise) facilite la circulation d’informations, l’accélère, la centralise. Reste que les Managers doivent être les relais efficaces de l’information voire les animateurs de cette communication.

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Catherine Allain